Zpravy

Vzdělávání prostřednictvím archivu: řešení vzdělávacích a rozvojových úkolů prostřednictvím archivního dokumentu.

Dokumenty hrají důležitou roli v práci každé organizace a doprovázejí ji v každé fázi. Nákup kancelářských potřeb, uzavření velké transakce, příprava vědeckých prací a výukových materiálů – všechny tyto úkony jsou potvrzeny příslušnou dokumentací. Pojďme zjistit, jak vytvořit archiv v podniku a vzít v úvahu nová pravidla pro ukládání dokumentů.

Pravidla ukládání dokumentů

Dne 31. července 2023 vstoupilo v platnost nařízení Rosarchive č. 77 „O schválení Pravidel pro organizaci uchovávání, získávání, účtování a používání dokumentů Archivního fondu Ruské federace a dalších archivních dokumentů ve státních úřadech, místních samosprávách a organizacích“.

Změny se dotkly postupu při práci s dokumenty a zásad organizace archiválií ve vládních i komerčních strukturách. Pravidla jsou proto relevantní pro jednotlivé podnikatele a právnické osoby.

Dokumenty vytvořené v organizaci lze rozdělit do tří skupin: s dobou uložení do 10 let včetně, s dobou uložení nad 10 let a s dobou trvalého uložení.

Dokumenty s dočasnou dobou uložení až 10 let lze uložit jak ve stavebních útvarech společnosti, tak v archivu. Po určité době jsou odeslány na vyšetření nebo zničeny. Pokud má podle závěru odborné komise dokument pro organizaci hodnotu nebo může být potřebný pro práci, doba uložení se prodlužuje.

Dokumenty dočasného období – nad 10 let a období trvalého uložení by měly být převedeny do archivu, sestavené v inventáři případů v souladu se stanovenými pravidly.

Když je potřeba interní archiv

Uchovávání dokumentů může být svěřeno organizacím třetích stran, pro které je to hlavní činnost, nebo může být v podniku vytvořen archiv.

Archiv je důležitou strukturou organizace, kde se provádí centralizované ukládání a dodržují se pravidla účtování dokumentů.

Pravidla pro organizaci ukládání archiválií jsou popsána v kapitole VII nařízení Rosarchive č. 77.

Za předpokladu, že je ve firmě málo dokumentů, postačí uzamčená skříň nebo trezor, například v HR oddělení nebo v účtárně.

Pokud je objem papírových dokumentů významný, je nutné vyčlenit speciální místnost pro skladování, která musí splňovat regulační požadavky:

být odděleny od sousedních místností protipožárními stěnami;
mít přirozené nebo umělé větrání, které zajišťuje recirkulaci vzduchu, čímž se eliminuje tvorba nevětraných prostor;
udržovat stabilitu teplotních a vlhkostních podmínek;
mít východy do výtahů a/nebo schodišť;
nemít jím vedeno vodovodní a kanalizační potrubí, technologické nebo domovní vodovody;
nemají uvnitř rozvodné desky, pojistky nebo odpojovače;
neumisťovat do sklepních prostor a místností umístěných pod úrovní terénu, s výjimkou skladovacích zařízení (místností), které poskytují ochranu proti pronikání podzemních vod, tavných vod a povodňových vod.

Činnost archivu je upravena místními předpisy organizace, dále je ustanoven pracovník, který odpovídá za uchovávání a používání dokumentů.

Dokumentace se před odevzdáním k uložení systematizuje do samostatných souborů – podle strukturních, funkčních, tematických znaků a také doby uložení, bez ohledu na typ nosiče informace (primární dokumentace, osobní spisy zaměstnanců apod.). Sestavuje se soupis dokumentů.

Přečtěte si více

Padlí na růžích - kontrolní a preventivní opatření

Každá společnost, i ta nejmenší, má svou historii. Můžete to zjistit prostudováním objednávek, zpráv, certifikátů a tak dále. Dříve zaměstnaní zaměstnanci navíc požadují informace o délce jejich služby a platu. Manažer proto musí znát pravidla pro ukládání archivu organizace a dodržovat je, protože je odpovědný za bezpečnost dokumentů.

Evidence dokumentů podnikového archivu

Jak ukládat dokumenty, abyste snadno a rychle našli ten, který potřebujete?

Na tuto otázku existuje jediná odpověď: předem si promyslete, jaká by měla být archivní vazba, aby byla zajištěna bezpečnost dokumentů, ochrana před poškozením a pomoc při systematizaci. V případech, kdy je nutné je předložit při kontrole nebo pořídit kopii, by zaměstnanci organizace neměli ztrácet čas hledáním.

Odborníci, kteří pracují s vázacím zařízením více než 25 let, pečlivě prostudovali celou řadu zařízení prezentovaných na ruském trhu. Na základě svých odborných znalostí v oblasti rychlého zpracování a kompaktního uložení dokumentů doporučují zvážit systém tepelné vazby UniBind (výrobce Peleman Industries NV, Belgie): zařízení a termokryty. Kompaktně se vejde na stůl nebo skříň a nezabere mnoho místa.

Proč je výhodné používat UniBind?
Patentovaná technologie umožňuje vytvářet odolné a profesionální vazby libovolných dokumentů s vynaložením minimálního úsilí a pouze 1,5 minuty.

Termovazač sníží náklady společnosti na přípravu dokumentů ke skladování a umožní jí vyhnout se uzavření smlouvy s externí organizací na návrh brožur.

Snadné použití: tepelné vázání v Unibindu nevyžaduje žádné speciální školení ani zkušenosti.
Rychlost vazby: za 90 sekund svážete až 16 standardních dokumentů nebo 2 velké – až 470 listů.
Úpravy: Patentované lepidlo umožňuje opakované zahřívání kovového hřbetu, aby bylo možné listy vyměnit nebo odstranit z vázaného dokumentu.
Vazba se otevírá o 180 stupňů a při skenování je hřbet pevně přitlačen ke sklu skeneru, čímž se eliminuje přeexponování stránky.
Odolné vazby dokumentů zabírají minimum místa na polici a poskytují ekonomické skladování. Útržek lze podepsat, abyste rychle našli požadovaný dokument.

Zařízení pracuje automaticky, nevyžaduje předehřívání a není třeba proces sledovat.

Při ukládání je důležitá neporušenost a bezpečnost dokumentu. UniBind bezpečně sváže stránky dohromady, takže nevypadnou ani při častém otevírání dokumentu. Tepelná vazba nevyžaduje perforaci listů, část textu se nikdy neztratí.

Můžete si vybrat barvy obalu, které vám pomohou uspořádat dokumenty podle typu a tématu.

Životní cyklus dokumentu

Lhůta pro uložení daňových a účetních dokladů je stanovena federálním zákonem č. 402-FZ v článku 29 (ve znění ze dne 12.12.2023).

Doba uložení různých dokumentů je různá: 1 rok – pro osvědčení o registraci u daňové služby a oznámení o zrušení registrace; 5 let – pro prvotní a pokladní doklady, faktury, daňová přiznání, příjmové a výdajové knihy.

Také osobní dokumenty mají různé doby uchovávání: 1 rok pro interní předpisy, 5 let pro záznamy pracovní doby. Podle federálního zákona č. 125-FZ musí být personální záznamy uchovávány po dobu nejméně 50 nebo 75 let, v závislosti na datu jejich vytvoření.

Přečtěte si více

Krev ve slepičím vejci: příčiny, léčba, lze ji jíst?

Dokumenty jsou předány do archivu v souladu s pravidly stanovenými Rosarkhivem, nejdříve jeden rok a nejpozději tři roky po dokončení jejich zpracování.

V souladu s odstavcem 49 nových pravidel jsou hlavní fáze organizování papírového archivu následující:

a) dokumenty s dobou trvalého a dočasného uložení jsou seskupeny do samostatných souborů;

b) listiny se zařazují do věci, která svým obsahem odpovídá názvu věci, jak je stanoveno v číselníku věcí. Název věci je uveden v souladu se skutečnou skladbou a obsahem listin;

c) jedna kopie každého dokumentu je součástí spisu;

d) dokumenty z jednoho kalendářního roku se sdružují do souborů; výjimkou jsou přenosné spisy, osobní spisy, které vznikají po celou dobu působení dané osoby v organizaci, jakož i spisy, jejichž vznik je spojen s oborovými specifiky, které zajišťují vedení případu po určitou nebo dlouhou dobu;

d) přílohy, seznamovací listy, schvalovací listy a usnesení k dokumentům jsou jejich nedílnou součástí a zakládají se do spisu spolu s dokumenty, kterých se týkají;

e) objednávky (pokyny) jsou seskupeny do souborů v souladu s pro ně stanovenými úložnými lhůtami;

g) osobní spisy se zakládají pro každého zaměstnance zvlášť dokumenty v osobních spisech jsou řazeny chronologicky tak, jak byly přijaty;

c) osobní účty pro mzdy zaměstnanců jsou seskupeny do samostatných souborů a uspořádány v abecedním pořadí podle příjmení, jména a příjmení (pokud existují).

A samozřejmě vyvstává otázka: co dělat s archivem organizace v případě ukončení činnosti a úpadku?

Podle odstavce 10 Čl. 23 federálního zákona ze dne 22.10.2004 N 125-FZ „O archivnictví v Ruské federaci“, v tomto případě je za přenos dokumentů do archivu odpovědný likvidátor nebo správce konkurzní podstaty. Dokumenty musí předat k uložení do příslušného státního nebo obecního archivu na základě dohody mezi likvidační komisí (likvidátorem) nebo konkurzním správcem a státním nebo obecním archivem.

Shrneme-li dokument, dohled nad bezpečností dokumentů je úkolem především likvidátora (likvidační komise), manažera arbitráže.

Na fotografii vidíte archivy našich klientů, zabalené v termokrytech Unibind.

A nakonec o nákladech. Samotné zařízení Unibind a kryty nemají vyšší cenu než jiná zařízení ve stejném segmentu. Ale kvalita bude nejlepší, jak se již mnozí přesvědčili na vlastní kůži.

Práce s archivními dokumenty je samozřejmě výsadou vědců a místních historiků. Nezapomínejme ale, že zájem o minulost vzniká většinou během školních let v hodinách dějepisu a právě v těchto hodinách je potřeba se s archivem a dokumenty seznámit na vlastní kůži.

Je nemožné milovat něco, o čem nevíte; je velmi obtížné vštípit mladé generaci pocit lásky k vlasti, pokud nezná historii svého regionu, své vesnice. Proto jsme my, archiváři, jako strážci historie, povinni udělat zrnko písku, abychom přispěli k pěstování tohoto vysokého citu.

Práce studentů a školáků s archivními dokumenty dává možnost samostatně zhodnotit konkrétní historickou událost a následně si vytvořit vlastní pohled na svět. Archiv v posledních letech aktivně využívá archivní dokumenty pro vzdělávací účely. Dveře archivu jsou otevřeny školákům, studentům, učitelům a všem, kdo se chtějí seznámit s archivními dokumenty. Pro komunikaci se školáky volíme my archiváři různé formy: hodina-exkurze, hodina-konverzace, hodina-přednáška, hodina-příběh, hodina-setkání. Tato setkání jsou zpravidla vždy doprovázena tematickými výstavami archivních dokumentů.

Přečtěte si více

Správné prořezávání růží různých skupin: hlavní rozdíly a vlastnosti druhů

Témata hodin jsou vybírána tak, aby zaujala školáky a studenty, takže každá hodina vedená v archivu nebo ve škole je výsledkem velkého množství přípravné práce pracovníků archivu. Nashromážděný materiál o Velké vlastenecké válce, o historii regionu je tématem mnoha archivních lekcí, které jsou základem pro zvyšování vlastenectví mladé generace.

Poučení o Hrdinovi Sovětského svazu, našemu krajanovi, obyvateli regionu z vesnice. Rožděstvenka Antipin Michail Ivanovič, o básnících regionu, jejichž knihy jsou v čítárně. Při takových setkáních si děti s obavami a vzrušením prohlížejí zažloutlé fotografie frontových vojáků, frontová písmena – trojúhelníky, pohřební oznámení, řády a medaile. Pozorně čteme řádky písmen a vidíme, jak se před očima mění výrazy dětských tváří. Stojí to hodně!

Na vlastní oči vidíme, že taková setkání studentů s opravdovou historií je nenechají lhostejnými, protože mnozí se stávají pravidelnými návštěvníky čítárny.

Je potěšující, že studenti píší eseje a rešerše na základě archivních dokumentů a někteří z nich svou práci věnují našemu archivu.

Návštěvníci, ať už dospělí nebo děti, překračují práh archivu s obavami. Události je okamžitě vtahují do atmosféry významu archivních dokumentů, jakési záhady a záhady. A jen podle výrazu v jejich očích poznáme, že se jim to líbí, že jsme jim sáhli k srdci. A odcházejí od nás jaksi obnoveni. To je vzdělávání prostřednictvím archivu – archivní pedagogika! Představujeme archiválie, mluvíme o významu archiválií a o tom, jak mohou být užitečné v životě.

Ukazujeme, jak se dokumenty ukládají, jak se archivují, a to vzbuzuje u posluchačů opravdový zájem.

Taková setkání jsou mocným impulsem ve vlastenecké výchově dětí, aby se s ještě větší úctou chovaly k těm, kteří pracovali v týlu a jejichž vojenské činy pro vítězství zůstanou po mnoho let v jejich i našich srdcích.

Nepochybně probouzí zájem studentů o archiválie a obeznámenost s jejich obsahem. Se zájmem studují dokumenty o vyvlastněných a utlačovaných lidech.

Do čítárny stále častěji přicházejí děti. Pro ně jsou pracoviště vybavena počítači. Zájem dětí nemůžete vyjádřit slovy, musíte je vidět; jsou připraveny sedět celé dny v čítárně.

Překvapil nás pečlivý přístup školáků k dokumentům i dospělí badatelé. Děti jsou potěšeny možností zakoupit si některé elektronické kopie identifikovaných materiálů. Dovolte mi zdůraznit, zdarma. Upřímný zájem o svou historii považujeme za zbytečné zabíjet rublem, zvláště mezi dětmi, u nás je vše zdarma!

Domnívám se, že jedním z hlavních úkolů archivářů je propagace studia historie.

S bohatým historickým a dokumentárním dědictvím se my archiváři snažíme přiblížit jej široké veřejnosti, všem zájemcům o historii jejich regionu.

Jsme přesvědčeni, že práce archivu v oblasti využívání dokumentů přináší výsledky: lidé již sami nosí materiály na výstavy, zejména s vojenskou tématikou (dopisy z fronty, řády, medaile a další materiály).

Pomáháme poznávat a studovat historii naší rodné země prostřednictvím archivních dokumentů! Vidíme, že je to zajímavé pro děti i dospělé, a to nás těší.

Místní básníci darují sbírky básní do archivu. Snažili jsme se vést školní hodiny pomocí poezie. Sami jsme nečekali, že je to tak ovlivní a otřese. Oči pálily. Některé řádky byly požádány o opakování. Toto je druh vzdělávací archivní akce, kterou jsme vytvořili prostřednictvím poezie.

Přečtěte si více

Pokyny krok za krokem. Úprava pluhu pro pojízdný traktor

Archivní činnost je investicí do vlastenectví. Jsme archiváři a historici, pedagogové a učitelé. A je velmi správné, že se nyní věnuje zvláštní pozornost archivní pedagogice!

Vedoucí archivního oddělení správy

Městský obvod Úvelský