Podřízenost na pracovišti: tipy pro manažery | HURMA

Čím rychleji se organizace rozvíjí a čím více expanduje, tím je její hierarchická struktura rozvětvenější: již nejsou jen manažeři nad podřízenými, ale i manažeři nad manažery. Právě proto vyvstává otázka koordinace formálních vztahů v týmu. O pravidlech podřízenosti si povíme v tomto článku.

Podřízenost a základní pravidla

Podřízení — jedná se o oficiální vztahy postavené na principu hierarchie, jejichž cílem je udržovat odstup mezi vedoucími a podřízenými pracovníky.

Pravidla podřízenosti se v různých organizacích poněkud liší, i když jsou obecně založena na obecných zásadách etikety:

1. První věc, kterou musí všichni zaměstnanci bez ohledu na věk, postavení nebo pozici udělat, je pozdravit. Zdravím všechny: od vyššího vedení po ochranku a uklízečku.
2. Nikdy neprovokujte kolegy osobními otázkami (i když jste přátelé, osobní záležitosti je lepší řešit mimo pracovní dobu).
3. Rozdělte společné úkoly rovnoměrně mezi všechny účinkující. To pomůže zabránit vzniku zaměstnanců, kteří neprodukují výsledky, ale pouze pozorují pracovní proces.
4. Naučte se nést zodpovědnost za své chyby a neházejte vinu na své kolegy (váš manažer to rozhodně neocení).
5. Vždy udržujte klidnou, přátelskou atmosféru (ať se děje, co se děje).
6. Nemluvte o svém šéfovi za jeho zády.

Porušení pravidel podřízenosti má také důsledky. Zaměstnanec, který ignoruje zásady obchodní etikety, již nemůže být v očích vedení spolehlivý. A vůdce, který pohrdá svými podřízenými, si nikdy nezíská autoritu. Navíc nedodržení pravidel podřízenosti může mít za následek napomenutí nebo dokonce propuštění.

Je vhodné připomenout, že správně vybudovaný systém podřízenosti se může stát účinným nástrojem pro navazování obchodních vztahů a pomůže optimalizovat pracovní proces.

Forma odvolání

Pokud jde o otázku, jak někoho oslovit: neformálně či neformálně, vyplatí se zaměřit se na firemní kulturu firmy. Pokud je tým malý a vztahy v něm jsou přátelské a neomezené na pracovní dobu, pak samozřejmě můžete být na křestní jméno.

Pokud je firma velká a je akceptována formální komunikace se všemi, neměli byste zanedbávat stanovená pravidla. I když jsou manažer a podřízený nejlepší přátelé, mohou se neformálně oslovovat, ale používání neformálního „vy“ na veřejnosti je nepřijatelné. To může zničit pověst a podkopat autoritu samotného šéfa. V organizacích se složitou hierarchií stojí za to zachovat si odstup a oslovovat každého bez výjimky „vy“.

Podřízenost mezi různými pozicemi

Profesní vztahy mohou být vertikální a horizontální. První znamenají vztah mezi manažerem a podřízeným a druhé – mezi kolegy.

Vztahy mezi zaměstnanci

Ke svým kolegům byste se měli chovat laskavě a s respektem. I když má společnost neformální styl komunikace, stále se vyplatí udržovat si odstup. Například není příliš vhodné probírat detaily svého osobního života v práci nebo pomlouvat ostatní kolegy.

Pokud máte v týmu toxického zaměstnance nebo člověka, se kterým nemůžete najít společnou řeč, neměli byste vyvolávat konflikt. Je lepší snažit se omezit komunikaci na minimum a probírat pouze pracovní záležitosti.

Vztahy zaměstnanec-manažer

Zaměstnanci by se neměli ostýchat vyjádřit své myšlenky a návrhy. To by však mělo být provedeno zdvořile a jemně. Aby se koncept podřízenosti nezměnil ze strany manažera v autoritářský styl, měl by také dodržovat některé klíčové zásady komunikace s podřízenými.

Zejména je nutné jasně rozlišovat, kdy mluvit a kdy použít žádanku. Příkazy jsou vydávány pouze v nouzových situacích, v ostatních případech – pouze na žádost. Tak se projevuje dobrá vůle a důvěra vůdce.

Seznámenost ze strany nadřízeného není vždy vítána, proto je třeba dávat pozor, aby tím podřízeného zaměstnance nepoškodil. Ale prostě je potřeba, aby manažer své zaměstnance chválil, zvlášť když je k tomu důvod. Každý zaměstnanec by měl za svou práci dostat nejen finanční, ale i morální odměnu.

Manažer by také za žádných okolností neměl ponižovat zaměstnance. Pokud potřebujete upozornit, zdůraznit nebo připomenout nesplněné úkoly, je lepší to udělat vážným tónem, aby byli zaměstnanci v budoucnu pozorní a nezdržovali pracovní záležitosti. Dalším důležitým pravidlem pro manažera je vždy si pamatovat jména všech podřízených zaměstnanců a studovat jejich pracovní možnosti. Díky tomu bude snadné určit, které úkoly komu přidělit.

Vztahy manažer-manažer

V obchodních vztazích mezi manažery je také třeba dodržovat pravidla podřízenosti. Zejména je nutné podávat vrcholnému vedení zprávy o provedené práci nebo činit návrhy jasně, důsledně a srozumitelně a je nutné uvádět fakta a čísla. To vám umožní soustředit se na hlavní věc. Při řešení konkrétního problému je třeba nabídnout několik možností. Můžete tak prokázat vysokou úroveň znalostí a vlastní kompetence v problematice, kterou je třeba řešit.

Pokud vás partner nebo nadřízený požádá o provedení určité práce, je důležité pomoci, ale neslibovat nic, co nemůžete splnit. Nejprve se musíte ujistit, že jste skutečně schopni úkol splnit, a teprve poté souhlasit.

Žádná autoritativní organizace tedy nemůže existovat bez přísného dodržování zásad podřízenosti. Koneckonců, podřízenost není jen podřízenost, ale také způsob, jak určit efektivitu, odpovědnost a spolehlivost, od řadových zaměstnanců až po manažery.

Tipy pro manažery

Jako lídr musíte cítit a chápat atmosféru ve firmě. Musíte se naučit a pochopit některá obecná pravidla, abyste zajistili dobré pracovní vztahy s lidmi.

• Pochopit silné a slabé stránky lidí

To vám může pomoci určit, jak přiřadit zaměstnance na základě jejich zájmů, schopností, minulých výkonů a kariérních cílů. Neznamená to, že byste měli dávat úkoly jen těm, kteří jsou toho schopni, každý by měl dostat příležitost se osvědčit.

Ať se stane cokoli, vyhněte se jakékoli situaci, kdy vás bude vnímat jako sebemenší náznak zvýhodňování.

Není nic špatného na tom, zeptat se lidí, jak jim můžete usnadnit práci.

To zahrnuje otevřené a upřímné diskuse s lidmi o jejich výkonu. Ať se stane cokoliv, kritizujte s extrémní opatrností. Zůstaňte pozitivní a neosobní. To znamená uspořádat osobní schůzku se zainteresovanými stranami, pokud je to způsobeno špatným výkonem, a veřejnou pochvalu, pokud si to zaměstnanec zaslouží.

• Oslavujte malá vítězství se svým týmem

Dělejte si přestávky, kdykoli je to možné a praktické. I když společnost nemá rozpočet, vytvořte prostředí, kde rozpoznáte individuální nebo týmové úsilí něčeho dosáhnout. Nemusí to být drahé oslavy, stačí trávit čas se svým týmem a dovolit si radovat se ze svých úspěchů.

Závěr

Podřízenost je v profesních vztazích jistě nezbytná. To vám umožní zůstat ve většině situací neutrální. Moderní společnosti však zpravidla preferují ne absolutně formální styl komunikace a řízení, ale uvolněnější. V takové atmosféře přátelských vztahů s kolegy a manažery se pracuje pohodlněji a příjemněji, což má zase pozitivní vliv na efektivitu.

Každá organizace má liniové a vedoucí zaměstnance. Vztah mezi nimi a mezi sebou se nazývá podřízenost.

Jeho dodržování zajišťuje koordinaci a soudržnost: šéf dává pokyny a podřízení je plní. Když firma například nechápe, kdo může zadávat a přijímat úkoly a kdo ne, kvalita práce klesá.

Rozeberu, co je podřízenost, jak ji dodržovat a jaké jsou její klady a zápory. Budu mluvit pouze o obchodní podřízenosti v klasickém slova smyslu – tyrkysové organizace

Nebudu se toho dotýkat.

UČEBNICE T—J
Buďme přátelé? Nebojte se, naučíme vás

Objevte bezplatný kurz o tom, jak budovat pevná přátelství v dospělosti

Co je podřízenost, k čemu slouží a kdo ji zřizuje?

Co je podřízenost? Jedná se o podřízenost podřízeného zaměstnance nadřízenému a také vztah mezi kolegy rovnocenného postavení při plnění pokynů vedení. Aby tým fungoval harmonicky, je nutná podřízenost.

Zní to jednoduše, ale v životě není vždy jasné, jak takovou interakci vybudovat, zvláště ve velké firmě. Zaměstnanec v korporaci se může například hlásit:

1. Přímo vedoucímu vašeho oddělení: vystaví úkoly a zkontroluje výsledky.
2. Právně – vedoucímu pobočky, který bude rozhodovat o otázkách zvýšení platů, převodů na jiné oddělení a služebních cest.
3. Funkčně – hlavnímu účetnímu. Například hlavní účetní dá pokyny k účetnímu výkaznictví.

Zaměstnanec se také může účastnit různých skupin a komisí a plnit pokyny jejich předsedů. Pokud každý z šéfů zadá zaměstnanci ve stejnou dobu úkol, nebude schopen žádný z nich splnit efektivně a včas.

Kdo zakládá podřízenost? Může se vyvíjet v týmu chaoticky nebo organizovaně. V prvním případě se staví bez spoléhání se na formální pravidla, v každé divizi po svém.

Ve druhém je to zakotveno v místních předpisech společnosti.

V popisech práce je například uvedeno, komu se zaměstnanec hlásí, kdo mu může dávat pokyny a podobně. Ve vnitřních předpisech je uveden rozvrh a pracovní doba. Kodex podnikové etiky obsahuje pravidla chování zaměstnanců a někdy i dress code. Pracovní řád kanceláře upravuje pohyb dokumentů mezi odděleními a v uvítací brožuře pro nového zaměstnance jsou popsány zásady podřízenosti.

Existuje mnoho místních aktů, ale mají jeden cíl – říct zaměstnancům, jak se mají vzájemně ovlivňovat. Pokud zaměstnanec nechce dostat disciplinární opatření, musí vědět, co je napsáno v těchto papírech. A pokud máte nějaké pochybnosti, najděte odpověď na správném místě.

Udržování řetězce velení je také práce. Firemní akce, teambuildingy, školení a mistrovské kurzy o týmové interakci – to vše rozvíjí porozumění mezi kolegy.

Kodex etiky podnikání ruských železnic stanoví závazná pravidla chování

Metodika podnikového standardu chování ruských železnic odráží personální hodnoty společnosti

Co to znamená respektovat podřízenost?

Dodržovat podřízenost znamená dodržovat firemní a zavedená neformální pravidla při komunikaci s nadřízenými, podřadnými a rovnocennými kolegy. K tomu potřebujete vědět, jaké chování zaměstnavatel očekává. Podle mých zkušeností se pravidla podřízenosti dělí do tří skupin: firemní, neformální a obecně akceptovaná.

Firemní pravidla působí v konkrétní organizaci a jsou zakotveny v místních aktech, jako jsou popisy práce. Každý zaměstnavatel buduje interakce se zaměstnanci jinak. Označuje například:

• Může nadřízený dávat pokyny zaměstnanci svého podřízeného?
• vedoucí jednoho oddělení vznese požadavek na řadového zaměstnance jiného oddělení;
• zaměstnanec může rozhodovat bez souhlasu vedení;
• Existuje nějaký dress code a co to je?

Porušení podnikových pravidel může mít za následek disciplinární opatření: důtku, varování nebo propuštění. T⁠—⁠Zh má podrobný článek na toto téma.

Neformální pravidla – to jsou normy chování, které se vyvinuly ve skupině

. Obvykle nejsou zdokumentovány a liší se od organizace k organizaci. Neformální pravidla se mohou týkat následujících problémů:

• Měli by zaměstnanci vstát, když do kanceláře vstoupí vyšší manažer?
• Je možné vstoupit do šéfovy kanceláře bez zaklepání?
• zda oslovovat vedení spíše jménem než křestním jménem a patronymem a zda naopak může manažer oslovovat podřízené jménem.

Abyste porozuměli zavedeným neformálním pravidlům, musíte své kolegy pozorovat a klást jim upřesňující otázky. Není trapné se zeptat, jestli můžete svého šéfa oslovovat křestním jménem?

Za porušení neformálních pravidel nemůže být zaměstnanec vystaven disciplinárnímu řízení: dostat důtku, být napomenut nebo být propuštěn. Obecně nelze postihnout zaměstnance za neplnění povinností, o kterých nevěděl nebo které nejsou stanoveny místními předpisy.

. Taková porušení však vyvolávají negativitu kolegů a vedení.

Pokud zavedená neformální pravidla porušují práva zaměstnance, pouze podkopávají systém podřízenosti a mohou být ignorována. Čtenář T⁠—⁠Zh si například stěžoval na tradici, kdy klienty nalezené novým zaměstnancem dával zkušenějšímu, a ten za ně také dostal odměnu. Zde má podřízenost podobu šikanování – porušování práv nových zaměstnanců ve prospěch těch, kteří jsou ve firmě delší dobu.

Někdy jsou přitom pracovní procesy tak regulovány, že se neformální pravidla zaznamenávají do interních dokumentů, a tím se stávají korporátními. Společnost může například předepsat dress code, který musí zaměstnanci na různých pozicích dodržovat. Takové pokyny jsou legální, pokud je zaměstnavatel správně vypracoval. Jejich nedodržení může mít za následek trest. Příliš rigidní podřízenost zároveň potlačuje iniciativu.

Obecně uznávaná pravidla jsou známé všem a fungují všude:

1. Zaměstnanec je povinen plnit pokyny svého vedení, pokud nepřekračují rámec jeho pracovních povinností.
2. Vedoucí může dávat pouze pokyny, k nimž ho opravňuje pracovní náplň a další regulační akty.
3. Kolegové se musí chovat ke všem, vždy a všude s respektem.

S obecně uznávanými pravidly podřízenosti se člověk seznámí ještě ve škole. Nejsou nutně uvedeny ve vnitřních předpisech společnosti, což z nich nečiní méně důležité a povinné.

Druhy podřízenosti

Jsou dva – vertikální a horizontální

Vertikální podřízenost – to je vztah mezi vedením a podřízenými. Existují tři běžné verze vertikální podřízenosti:

1. Přímý nadřízený a jeho podřízení: např. primář a personál oddělení, lékař a sestra.
2. Největší vůdce a řadový zaměstnanec. Vedoucí lékař může například dávat pokyny sestrám nad hlavami lékařů.
3. Vedoucí jiného sektoru, který může dávat jednotlivé pokyny jinému zaměstnanci. Například hlavní účetní má právo dát pokyn pokladníkovi k vypracování zprávy, ačkoliv přímý nadřízený tohoto zaměstnance je vedoucím prodejního místa.

Jsou případy, které se tváří jako vertikální podřízenost, ale není to ono, ale spíše jeho porušení. Například vedoucí jednoho oddělení dává příkazy zaměstnanci z jiného – takové pravomoci má jen stěží. Pokud má společnost dobře zavedený řetězec velení a jasný systém kariérního růstu, jsou zaměstnanci motivováni tvrději pracovat, aby dosáhli na vyšší pozici. Je také snadné předat úkol z nejvyššího vedení všem účinkujícím.

Horizontální podřízenost – vztahy mezi zaměstnanci na rovnocenných pozicích. Není nutné, aby pracovali na stejných pozicích, hlavní je, že nikdo ostatním nevelí. Typické příklady:

• kolegové ze stejného oddělení podávají zprávu vrcholovému vedení;
• řadoví zaměstnanci z různých oddělení se dohodnou na realizaci společného projektu;
• Vedoucí různých oddělení vypracují plán společné akce.

Jedním z problémů horizontální podřízenosti jsou protichůdné cíle různých týmů a oddělení. Například bankovní ekonomové mají zájem vydat co nejvíce úvěrů, zatímco oddělení rizik má zájem zabránit vlně deliktů kvůli nesplácení.

K překonání takových konfliktů se mimo jiné používá koncept „interního klienta“.

. Vztahuje se na zaměstnance a oddělení společnosti a každý proces má podmíněného vykonavatele a zákazníka. U právníka, který sepisuje smlouvu, bude interním zákazníkem manažer prodeje, který požádal o sepsání dokumentu. A advokát bude interním zákazníkem účetního oddělení, které požádal o výpočet dluhu potenciálního obžalovaného. Tento přístup racionalizuje horizontální podřízenost. Každý interní požadavek může projít aplikacemi a jeho včasné provedení může ovlivnit velikost bonusu.

Někdy jdou pokusy o zavedení horizontální podřízenosti do extrémů. Například čtenář T⁠—⁠Zh popsal ve své práci takové pravidlo: pokud si na vás bude kolega stěžovat, dostanete pokutu, i když je stížnost zjevně neopodstatněná. Logika zaměstnavatele je taková: samotný fakt stížnosti znamená, že se zaměstnanec s kolegou nedokázal dohodnout, a proto musí být za to potrestán. Tento přístup vedl k tomu, že si na sebe všichni stěžovali.