Tování palivových karet v účetnictví, účtování benzinu, PHM a maziv – Full Tank

Účtování palivových karet.
Z hlediska účtování o palivových kartách se jedná především o samostatný platební prostředek, kterým se provádí transakce za nákup PHM.

Účetnictví palivových karet

Z hlediska účtování o palivových kartách se jedná především o samostatný platební prostředek, kterým se provádí transakce za nákup PHM.

Nyní se palivové karty pro právnické osoby a jednotlivé podnikatele používají téměř na všech čerpacích stanicích, například karty „Full Tank“, jejichž akceptační síť zahrnuje více než 12 000 bodů ve všech regionech Ruské federace.

Při používání tankovacích karet jako platebního prostředku je vhodné zvážit stávající omezení, například:

• nelze z karty vybrat (vyplatit) prostředky;
• Kartou nelze platit za služby na čerpacích stanicích s výjimkou mytí aut;
• karty jsou přijímány k placení pouze na čerpacích stanicích, kde je instalován terminál vydavatele;
• Pomocí karty nelze nakupovat zboží.

Při platbě PHM kartou na čerpací stanici dochází k bezhotovostní transakci a zůstatek karty a firmy majitele je snížen o částku odpovídající objemu nakoupeného PHM.

Tento platební proces je velmi výhodný pro jakoukoli organizaci s libovolnou velikostí vozového parku, není potřeba shromažďovat účtenky a faktury, vystavovat hotovost z pokladny a kontrolovat cílové výdaje vydaných prostředků.

Zůstatek palivových karet může být dvou typů – litr a rubl. V případě litrové bilance kalkuluje zpracovatelská strana náklady na palivo pro transakci na základě ceny za litr nakoupeného paliva a jeho objemu. Na faktuře nebo UTD (univerzálním převodním dokladu) budou u každé transakce uvedeny následující parametry:

• Druh paliva;
• Objem (litry);
• Cena za litr;
• Celkové náklady.

To vám umožní zadávat všechny informace o nákladech na pohonné hmoty do knihy nákupu a prodeje.

<b>Jak fungují palivové karty?</b>

Smlouva je uzavřena mezi dodavatelem paliva/služby a kupujícím může být dvojího druhu – nabídka nebo „předplatné“, přičemž v obou případech budou finanční prostředky odepsány z účtu společnosti způsobem stanoveným ve smlouvě.

Po uzavření smlouvy musíte zaplatit účet za palivo – čímž doplníte zůstatek společnosti. Rozvaha společnosti je účet v systému dodavatele pohonných hmot, ve kterém jsou uloženy a vynakládány finanční prostředky společnosti. S tímto účtem jsou spojeny všechny palivové karty.

Při každém doplnění karty nebo vrácení peněz se všechny transakce projeví na vašem osobním účtu a proběhnou pouze v rámci účtu a prostředků v rozvaze společnosti:

• doplnění zůstatku společnosti;
• odepsání/připsání finančních prostředků na firemní účet (při tankování na čerpací stanici);
• zprávy o transakcích pro každou operaci s uvedením názvu a adresy čerpací stanice, množství, objemu a typu paliva;
• zůstatek finančních prostředků v rozvaze společnosti.

Při účtování palivových karet v podniku se tento systém práce osvědčil jako nejlepší, protože dodavatel pohonných hmot je jedinou protistranou podle smlouvy – v důsledku zjednodušení toku dokladů a účetnictví.

Na druhou stranu u každé karty (řidiče) jsou podrobné statistiky nákladů na pohonné hmoty.

Tento přístup je velmi výhodný i pro řidiče, kteří si nemusejí připravovat výkazy výdajů, skladovat účtenky či faktury ani s sebou nosit hotovost.

<b>Jak účtovat palivové karty v účetnictví</b>

Palivovou kartu může vydavatel poskytnout jak na placené, tak ne bezplatné bázi, např. tankovací karty „Full Tank“ pro právnické osoby a fyzické podnikatele jsou poskytovány zcela zdarma. Forma poskytnutí přímo určuje účet, na kterém je potřeba karty zaúčtovat.

Jak evidovat palivové karty – volné karty se nemusí promítnout do bilance firmy, nejlépe je založit si samostatný podrozvahový účet a přiřadit mu libovolné volné číslo, které není uvedeno v Účtovém rozvrhu; , například 121. Kromě toho můžete organizovat samostatné analytické účetnictví pro každého držitele karty, který je zodpovědný za spotřebu paliva.

Pokud jsou palivové karty dodávány na placeném základě, pak by bylo nejlepší zahrnout je do zásob a poté odepsat jejich náklady jako firemní výdaje.

V každém případě je nutné reflektovat, na jakém účtu a jak se účtuje o palivových kartách, to zcela závisí na interní politice

Příklady účetních záznamů palivové karty:

Příjem placených karet

Potvrzení o převzetí (faktury) k palivovým kartám

Přijatá faktura (pokud dodavatel uplatňuje DPH)

Náklady na palivové karty jsou zahrnuty ve výši výdajů běžného období

Platba převedena na dodavatele

DPH přijata k vrácení

Podrozvahové účetnictví (placené i bezplatné účtenky)

Palivové karty akceptovány pro podrozvahové účetnictví

Odpovědnému pracovníkovi byla vydána palivová karta

Odpovědný pracovník palivovou kartu vrátil organizaci

Palivová karta, která se již nepoužívá, byla odepsána

Vydávání palivových karet zaměstnancům: jak zažádat

Účtování PHM a maziv pro PHM karty začíná vydáním PHM karty zaměstnanci. K převodu karet může společnost samostatně vytvořit formulář dokumentu, například „Osvědčení o přijetí a převodu“

Forma takového aktu může být zcela volná:

Osvědčení o převodu a převzetí č._____

palivová karta č._________________

Datum vydání: dd.mm.yyyy

Jméno příjemce: __________________

Pozice příjemce: __________________

Státní registrační číslo:_______________

Vydané karty: Přijaté karty:

Od okamžiku podpisu zákona můžete sledovat palivo a maziva pomocí své palivové karty.

Vrácení karty do společnosti od řidiče/zaměstnance se provádí obdobným způsobem, tedy akceptací převodu. Poté může být palivová karta vydána jinému zaměstnanci.

Pokud má společnost velké množství karet a jejich držitelů, pak pro zjednodušení toku dokumentů můžete zadat deník pro záznam pohybu palivových karet, příklad takového deníku je níže:

časopis
účtování o vydání a vrácení palivových karet

Jméno držitele karty

Podpis příjemce karty

Pro zajištění správného účtování palivových karet je nutné stanovit postup a formy dokladů v místním regulačním aktu.

Většina palivových karet nemá datum vypršení platnosti. Ale pro ty případy, kdy jsou podmínky použití omezeny například podmínkami smlouvy. Na konci doby platnosti karty je nutné ji odepsat z rozvahy

Příklad úkonu odepsání karty:

Zákon o odpisu palivové karty

Datum aktu: dd.mm.yyyy

V souvislosti s ______________ (uveďte důvod) odepište z podrozvahového účtu palivové karty ________ (uveďte názvy karet) s čísly:

Účtování benzínu pomocí palivových karet v účetnictví

Účtování pohonných hmot pro palivové karty probíhá podle účtové osnovy, přičemž hlavními jsou dva účty 60 a 10.

Palivové karty jsou nedílnou součástí smlouvy o dodávce paliva. Pro zúčtování s dodavatelem pohonných hmot slouží účet 60, Účtová osnova.

O dodané pohonné hmotě se účtuje jako součást inventurních položek (hmotný majetek), na účtu 10. Doklady, na základě kterých se provádějí transakce na účtu, musí poskytnout dodavatel, ve většině případů se jedná o standardní balíček:

• faktura (dodací a přejímací list);
• faktura;
• hlášení palivové karty o čerpaném PHM (transakční hlášení);
• univerzální převodní doklad (UDD).

Jak odepisovat palivo pomocí palivových karet

Pro zohlednění odpisu palivových karet pro tankovací karty a promítnutí jejich hodnoty do nákladů existuje poměrně jednoduchý soubor pravidel.

Pro evidenci nákladů na PHM je nutné schválit normy pro odpis a evidenci traťových (jízdních) listů.

Zůstatek palivové karty sítě čerpacích stanic byl doplněn

Pohonné hmoty a maziva prodávané pomocí palivové karty byly přijaty k zaúčtování

DPH se promítá z přijatých pohonných hmot a maziv

Dříve převedená záloha dodavateli byla připsána

Náklady na pohonné hmoty a maziva jsou zahrnuty do nákladů

DPH je akceptována pro odpočet

Jak účtovat benzín pomocí palivových karet v rozpočtové instituci <br />

Při účtování pohonných hmot a maziv na palivových kartách používají rozpočtové instituce ve svém účetnictví zvláštní účtovou osnovu. Obecně je však proces vedení a vedení účetnictví, stejně jako příprava průvodní dokumentace, v mnoha ohledech podobný jako u komerční organizace. Bližší podrobnosti k tomu lze nalézt v dopise Ministerstva financí ze dne 02.10.2018. 02. 07 č. 10-70752-XNUMX/XNUMX.

Ministerstvo financí podotýká, že pro zohlednění palivových karet musí být účetnictví vedeno na podrozvahovém účtu. Vzhledem k tomu, že karty nejsou samostatným předmětem účetnictví.

Peněžní tok by se měl promítnout do účtu 20600 – „Zúčtování za vydané zálohy“. To se týká jak převodu záloh, tak výdajů na základě podkladů od dodavatele.

Univerzální palivové karty pro právnické osoby a fyzické osoby podnikatele „Full Tank“ poskytují jejich majitelům následující možnosti a výhody:

● Síť více než 12 000 čerpacích stanic po celém Rusku a zemích SNS;
● Výběr čerpacích stanic s nejnižší cenou bez ohledu na značku a region;
● Skutečné slevy na všech čerpacích stanicích jakéhokoli řetězce, jakékoli značky;
● Absence jakýchkoli palivových příplatků na všech čerpacích stanicích v síti akceptace karet;
● Slevy až 1 rubl na litr paliva;
● Celá potřebná sada nástrojů pro pohodlné používání palivových karet: osobní účet, lokátor čerpacích stanic a mobilní aplikace;
● Více než 11 let úspěšné práce na trhu pohonných hmot a pozitivní finanční ukazatele společnosti jako záruka spolehlivé spolupráce;
● Žádné skryté poplatky, provize atd. při používání palivových karet;
● Mezi hlavní služby: elektronická správa dokumentů (EDF), SMS notifikace, integrace s externími systémy pro výměnu dat, analytické nástroje a API pro správu karet;
● Veškeré operace s kartou jsou zdarma: blokace/odblokování, transakce, změna limitů a zůstatků;
● Možnost získání odložené platby za PHM až o 30 dní;
● Vydání a doručení karty je zcela zdarma;
● Každý měsíc jsou klientům poskytovány tyto doklady: univerzální převodní doklad (UDD), faktura a potvrzení za PHM a služby. Všechny dokumenty jsou k dispozici ve třech verzích: elektronická kopie na vašem osobním účtu, papírové originály (zaslané ruskou poštou), kopie dokumentů ověřené digitálním podpisem (EDI);
● Služba podpory pro všechny držitele karet, práce 24/7 a osobní manažer pro každého klienta pro řešení nestandardních problémů.

Máte nějaké dotazy nebo si chcete objednat výhodné palivové karty „Full Tank“?
Vyplňte formulář na stránce nebo nám zavolejte na bezplatné číslo: 8-800-550-09-14.

17.11.2024/XNUMX/XNUMX | zhlédnutí: 576

Palivové karty už dávno nejsou jen výsadou velkých firem. Dnes jsou stále oblíbenější mezi jednotlivými podnikateli a dokonce i soukromými osobami. Jejich hlavním účelem je optimalizace nákladů na palivo a zjednodušení řízení nákladů. Proces žádosti o kartu však může vyvolávat otázky, zejména u těch, kteří se jím zabývají poprvé.

Abyste z palivové karty vytěžili maximum, je důležité pochopit, jak o ni správně žádat, jaké doklady jsou potřeba a jaké podmínky zvolit. V tomto článku rozebereme krok za krokem proces získání palivové karty, poskytneme doporučení pro výběr vhodného operátora a řekneme si, jak se ve všech fázích vyvarovat chyb.

Jak se připravit na žádost o tankovací kartu?

Příprava na žádost o palivovou kartu je důležitým krokem, který vám pomůže vybrat ten nejvhodnější produkt a vyvarovat se chyb při podávání žádosti. Je důležité zvážit vaše potřeby, analyzovat dostupné nabídky a shromáždit potřebné dokumenty.

1. Identifikujte své potřeby. Prvním krokem je pochopit, proč potřebujete palivovou kartu a jak ji plánujete používat:

• Frekvence tankování. Pokud pravidelně doplňujete, karta s kumulativními bonusy a slevami bude tou nejlepší volbou.
• Objem spotřebovaného paliva. Pro malé objemy stačí karty s pevnými slevami, ale pro velké výdaje je lepší volit firemní programy.
• Trasy. Ujistěte se, že zvolený operátor působí v regionech a na klíčových trasách, které potřebujete.

2. Porovnejte nabídky operátorů. Provozovatelů palivových karet je na trhu mnoho a každý má své podmínky. Chcete-li vybrat nejlepší možnost:

• Podívejte se na velikost slev. Porovnejte pevné slevy a bonusové programy.
• Ohodnoťte síť čerpacích stanic. Zkontrolujte, kolik čerpacích stanic partnerské sítě je dostupných ve vašem regionu.
• Upřesněte další služby. Některé karty nabízejí slevy na mytí aut, údržbu nebo související produkty.

3. Rozhodněte se pro typ karty. Existuje několik typů palivových karet:

• Pro jednotlivce. Vhodné pro osobní potřebu a nabízí základní slevy.
• Pro jednotlivé podnikatele. Zajistěte výhodnější podmínky pro pravidelné tankování.
• Pro firemní klientelu. Umožňuje nastavit limity a spravovat více karet současně.

4. Připravte dokumenty. K žádosti o palivovou kartu budete potřebovat následující dokumenty:

• Pro jednotlivce: pas a žádost.
• Pro jednotlivé podnikatele: pas, DIČ, OGRNIP.
• Pro právnické osoby: údaje o společnosti, statutární dokumenty a údaje o odpovědné osobě. Zkontrolujte úplný seznam dokumentů u zvoleného operátora, abyste zkrátili dobu zpracování.

5. Vypočítejte očekávaný přínos. Před odesláním žádosti proveďte předběžnou kalkulaci:

• Porovnejte náklady na palivo s kartou a bez ní. Zvažte nejen slevy, ale také možné dodatečné náklady, jako jsou poplatky za předplatné.
• Vyhodnoťte výhody bonusových programů. Pokud často doplňujete, nashromážděné bonusy mohou výrazně snížit vaše náklady.

Příprava na žádost o palivovou kartu je krok, který vám pomůže nejen vybrat tu nejvýhodnější nabídku, ale také zkrátit čas strávený následným papírováním. Kompetentní přístup v této fázi zajistí maximální užitek a snadné použití karty.

Postup při žádosti o palivovou kartu krok za krokem

Žádost o palivovou kartu je jednoduchý proces, pokud dodržujete jasný algoritmus. Pochopení každého kroku vám umožní vyhnout se chybám a získat kartu, která plně vyhovuje vašim potřebám.

1. Výběr operátora palivové karty. Prvním a nejdůležitějším krokem je výběr společnosti, která poskytuje palivové karty. Postup:

• Porovnejte nabídky různých operátorů na základě klíčových parametrů: slevy, bonusy, přístup do sítě čerpacích stanic.
• Ujistěte se, že vaše partnerská síť čerpacích stanic pokrývá vaše hlavní trasy.
• Podívejte se na smluvní podmínky pro doplňkové služby, jako je mytí auta nebo údržba.

2. Příprava dokumentů. Chcete-li odeslat žádost, musíte připravit dokumenty. Seznam závisí na vašem stavu:

• Jednotlivci: cestovní pas, vyplněná žádost.
• Jednotliví podnikatelé: pas, DIČ, OGRNIP.
• Právnické osoby: údaje o společnosti, statutární dokumenty, údaje o oprávněné osobě.

Ověřte si u operátora úplný seznam, abyste předešli zpoždění ve fázi registrace.

3. Odeslání přihlášky. Existuje několik způsobů, jak podat žádost:

• Online: Většina operátorů poskytuje možnost vyplnit formulář na webu a nahrát dokumenty.
• V kanceláři: osobní návštěva v kanceláři provozovatele za účelem konzultace a registrace.
• Na čerpací stanici: Některé společnosti umožňují žádost přímo na čerpací stanici.

Ujistěte se prosím, že jste zadali správné údaje a zvolili vhodné podmínky pro používání karty.

4. Souhlas s podmínkami. Po odeslání vaší žádosti vás bude operátor kontaktovat, aby upřesnil podrobnosti:

• Diskutujte o limitech doplňování, pokud se jedná o firemní kartu.
• Zkontrolujte přístup k bonusovým programům a propagačním nabídkám.
• Podepište smlouvu, ve které budou uvedeny všechny podmínky používání karty.

5. Příjem karty. Jakmile bude vaše žádost schválena, bude vám vydána karta. To se může stát:

• Na čerpacích stanicích: pokud provozovatel podporuje výdej na čerpacích stanicích.
• V kanceláři operátora: Karta se vydává osobně nebo předává kurýrem.
• Poštou: vzdáleným klientům je karta doručena poštou.

6. Aktivace karty. Chcete-li ji začít používat, musíte kartu aktivovat:

• Zaregistrujte si jej ve svém osobním účtu na webu provozovatele.
• Nainstalujte aplikaci, pokud podporuje funkce správy map.
• Zkontrolujte svůj zůstatek a limity a ujistěte se, že je vaše karta připravena k použití.

7. Přizpůsobení individuálním potřebám. Po aktivaci upravte kartu tak, aby vyhovovala vašim potřebám:

• Nastavte limity na doplňování (zejména důležité pro firemní karty).
• Připojte bonusové programy a upozornění na slevy.
• Prozkoumejte ovládací funkce prostřednictvím mobilní aplikace nebo osobního účtu.

Správně navržená palivová karta je nástroj, který vám pomůže ušetřit, mít pod kontrolou výdaje a získat přístup k doplňkovým službám. Dodržováním tohoto algoritmu budete moci rychle a efektivně dokončit registrační proces a začít využívat všechny výhody karty.

Jak používat palivovou kartu po registraci?

Po vydání a aktivaci se palivová karta stává pohodlným nástrojem pro placení paliva a správu výdajů. Pro efektivní využití jeho schopností je důležité porozumět základním pravidlům a funkcím.

1. Platba za palivo:

• Na čerpací stanici. Při tankování stačí kartu předat pokladníkovi nebo ji použít na samoobslužném terminálu. Zadejte požadované množství paliva a částka bude automaticky odečtena z karty.
• Přes mobilní aplikaci. Mnoho operátorů poskytuje aplikace, které umožňují platit za tankování online, což celý proces urychluje.

2. Používání slev a bonusů:

• slevy. Při každém naplnění se automaticky uplatní sleva nastavená operátorem. To vám umožní okamžitě ušetřit na palivu.
• Bonusové programy. Nasbíranými body lze platit za pohonné hmoty, zboží na čerpacích stanicích nebo služby, jako je mytí aut nebo výměna oleje.

3. Kontrola nákladů:

• Osobní účet. Údaje o každé transakci jsou dostupné v online systému provozovatele. Můžete vidět:
  • Čas a místo tankování.
  • Objem paliva.
  • Utracená částka.

  4. Nastavení limitů. Pro firemní uživatele nebo vlastníky vozového parku umožňuje mapa nastavit omezení:

  • Maximální množství nebo objem paliva na jedno naplnění.
  • Limity na den, týden nebo měsíc.
  • Omezení používání karet na některých čerpacích stanicích.

  5. Přístup k doplňkovým službám:

  • Slevy na služby čerpacích stanic. Mytí auta, údržba nebo nákup zboží se slevou činí používání karty ještě výhodnějším.
  • Přidružené programy. Někteří operátoři nabízejí slevy při nákupu souvisejících služeb, jako je pneuservis nebo půjčovna aut.

  6. Používání karty při cestování

  • Široká síť čerpacích stanic. Ujistěte se, že je vaše karta platná na čerpacích stanicích podél vaší cesty.
  • Mezinárodní použití. Pokud karta podporuje tankování v zahraničí, ověřte si podmínky použití v jiných zemích.

  7. Integrace s účetnictvím. Individuálním podnikatelům a firemním klientům karta pomáhá zjednodušit účetnictví:

  • Údaje o tankování lze exportovat do účetních programů.
  • Automatické generování reportů snižuje administrativní zátěž.

  Užitečné tipy pro používání mapy:

  1. Pravidelně kontrolujte svůj zůstatek. Před cestou se ujistěte, že máte na kartě dostatek finančních prostředků.
  2. Sledujte propagační akce. Operátoři často provádějí propagační akce, které vám umožňují získat další slevy nebo bonusy.
  3. Aktualizujte svá nastavení. Pokud se vaše potřeby změnily, nastavte si kartu prostřednictvím svého osobního účtu nebo kontaktujte svého operátora.

  Efektivní využívání palivové karty znamená nejen úsporu, ale také pohodlí při řízení výdajů. Díky podrobným reportům, přístupu k bonusům a možnosti nastavení limitů se karta stává spolehlivým nástrojem pro každodenní použití i podnikání.

  Závěr

  Registrace a používání palivové karty je krokem k úsporám, pohodlí a transparentnosti výdajů. Palivové karty poskytují příležitost jednotlivým podnikatelům, společnostem s vozovým parkem a jednotlivcům snížit náklady na pohonné hmoty, automatizovat účetnictví a optimalizovat procesy.

  Správná volba operátora, pečlivá příprava a kompetentní používání karty vám umožní nejen ušetřit, ale také efektivně řídit náklady na dopravu. Nastavení limitů, přístup k bonusovým programům, využívání doplňkových služeb a analýza výdajů prostřednictvím vašeho osobního účtu činí z palivové karty univerzální nástroj pro řešení mnoha problémů.

  Dodržováním navrženého algoritmu návrhu a zvládnutím základních funkcí karty budete moci maximálně využít jejích výhod, ať už jde o pohodlí každodenního tankování nebo zjednodušené účtování pro podnikání. Palivová karta je investicí do kontroly a úspor, díky kterým budou vaše náklady na dopravu předvídatelné a zvládnutelné.